7 Tipps für bessere Präsentationen

Wie Sie die Wirkung einer Präsentation verdoppeln

 

Wir alle kennen das, Präsentationen sind heute beruflicher Alltag, fast überall im Business wird präsentiert, meist mit Beamer und Powerpoint. Oft heißt es: Mach mal schnell…  bis morgen brauche ich das.

 

Nur die wenigsten Führungskräfte sind sich bewusst, wie viel Wirkung man mit guten Präsentationen erzielen könnte. Und weil das Hauptziel der meisten darin besteht, nicht unangenehm aufzufallen und nicht aus der Masse heraus zu ragen, sieht das Ergebnis so aus, dass 84% aller Präsentationen so langweilig sind, dass die Zuhörer am liebsten einschlafen würden, manche tun es sogar.

 

Für Sie ist das eine gute Nachricht. Jetzt werden Sie vielleicht etwas irritiert die Stirn runzeln, wie das gemeint ist. Ganz einfach, wenn man sich ein bisschen Mühe gibt, und bereit ist, ein wenig Aufwand in eine Präsentation zu stecken, ist es relativ einfach, aus der Menge heraus zu ragen, das bedeutet demnach also zu den besten 16% zu gehören, und das ist doch ein Ansporn, oder?

 

Hier die 7 wichtigsten Regeln, wie Sie die Wirkung Ihrer Präsentationen um 70-100% steigern können, SOFORT, schon bei Ihrer nächsten Präsentation. Wenn Sie sich die Regeln, oder sagen wir besser Empfehlungen durchlesen, dann sagen Sie nicht gleich „Geht nicht“, oder „Nein, das geht bei uns nicht.“ Manchmal kann es vielleicht ein etwas längerer Weg sein, etwas zu verändern, aber wenn Veränderung Verbesserung meint und bedeutet, dann ist es das doch wert, oder? Versuchen Sie einfach einige der Empfehlungen umzusetzen und wenn Sie sehen, dass es funktioniert, werden Sie motiviert sein, auch die scheinbar unmöglichen Empfehlungen zumindest einmal auszuprobieren.

 

1.    10-20-30 Regel

2.    5-Sekunden Regel

3.    Wenig Text – KEIN Vorlesen

4.    Starke Bilder

5.    Die B-Taste verwenden

6.    Der Redner überzeugt, nicht die Präsentation

7.    Der Zuhörer steht im Mittelpunkt

 

     1.) Die 10-20-30 Regel

 

Diese Regel stammt vom Unternehmer und Präsentations Profi Guy Kawasaki und hat sich bereits seit einigen Jahren bewährt. Die 10 steht für max. 10 Folien, die 20 für eine Länge von max. 20 Minuten Dauer für die gesamte Präsentation und die 30 für eine Textgröße von mindestens 30 Punkten. Diese Regel zeigt sehr gut, worum es bei guten Präsentationen geht: Einfachheit, Klarheit, Konzentration aufs Wesentliche. Dazu zwingt einem schon die Überlegung, was ist denn der wichtigste Inhalt, den ich auf Folien zeigen MUSS. Immerhin habe ich ja nur 10 Folien, übrigens ganz im Gegenteil zu den meisten Präsentationen die es so im Business Alltag zu sehen gibt. Mein persönlicher Favorit: Eine Präsentation eines Möbel-Verkäufers, der es schaffte 60 Folien in 10 Minuten zu zeigen, also pro Minute 6 Folien, das ist schon fast Hochleistungs-Sport. 20 Minuten Dauer ist eine sinnvolle Begrenzung für die meisten Themen, es zwingt den Redner sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und überfordert so die Zuhörer nicht.

 

Und die Schriftgröße von mind. 30 Punkt hat einen ähnlichen Effekt. Zunächst könnte man denken, das hat hauptsächlich mit Lesbarkeit zu tun, das hat es sicherlich auch, gleichzeitig zwingt es aber auch hier wieder den Redner sich zu konzentrieren auf die Kernaussagen. Da diese Regel sehr bekannt ist, wurde im Internet viel darüber geschrieben, wenn Sie weiter Informationen dazu benötigen, einfach googlen.

 

     2.) Die 5-Sekunden Regel

 

Ursprünglich als 2-Sekunden Regel konzipiert, habe ich mir erlaubt, aufgrund eigener Erfahrungen sowie ausführlicher Tests an Zuhörern und verschiedenem Publikum, habe ich daraus die 5-Sekunden Regel gemacht. Worum geht es dabei? Prüfen Sie Ihre Folien auf Inhalt und Erkennbarkeit. Eine Folie muss so erstellt sein, dass der KOMPLETTE Inhalt innerhalb von max. 5 Sekunden sofort erfassbar ist. Und zwar ALLES, sämtlicher Text, sämtliche Diagramme und was sonst noch so auf den Folien zu finden ist. Hier zeigt sich extrem deutlich, woraus es ankommt bei wirklich guten Folien. Gute Folien haben Inhalt, der bei den Zuhörern hängen bleibt. Eine der wichtigsten Voraussetzungen dafür, ist dass der Inhalt SOFORT und KOMPLETT erfassbar und innerhalb weniger Sekunden verständlich ist. Prüfen Sie doch mal Ihre Folien, auf welche das zutrifft und auf welche nicht.

 

Nach meiner Erfahrung können alleine mit dieser Regel ¾ aller Folien aussortiert werden. Jetzt denken wahrscheinlich viele, das sei ja unmöglich umsetzbar, gerade die Statistiken und Diagramme seine ja das wichtige und überhaupt Zahlen, ja viele Zahlen. Es mag sein, dass Sie Recht haben, aus Ihrer Sicht. Sieht das aber der Zuhörer genau so? Die Antwort kann ich Ihnen geben und sie wird Ihnen nicht gefallen: NEIN. Für den Zuhörer sind Sie der Held, wenn Sie Ihren Stoff so aufbereitet haben, dass es einfach zu verstehen ist und dass jeder sofort versteht, was Sie sagen wollen. Ausführliche und möglicherweise wichtige Details gehören in das Handout, dort können Sie gerne viele Diagramme und Statistiken unterbringen, aber nicht in der Präsentation.

 

Eine gute Präsentation lebt von Begrenzung auf das Wesentliche. Davon abgesehen können Sie ja viele zusätzliche Detail Informationen erzählen, es gibt keine Vorschrift, dass Sie alles, was Sie erzählen auch auf Folien packen müssen – Im Gegenteil. Das Geheimnis einer gelungenen Präsentation liegt ja gerade darin, dass Sie die Kunst beherrschen NUR das Wesentliche zu präsentieren und die Details dazu kommen von Ihnen. Dadurch bewirken Sie noch einen weiteren, positiven Aspekt: Sie stehen mehr im Mittelpunkt und das ist gut so, denn Ihre Beziehung zum Publikum entscheidet darüber, ob Sie Ihr Ziel erreichen.

 

     3.) Wenig Text – KEIN Vorlesen

 

Auch heute noch erlebt man in vielen Seminaren das gleiche Bild. Der Seminarleiter steht vorne, rechts oder links neben der Leinwand, die Fernbedienung in der Hand und dann kommt Folie nach Folie, auf gefühlten 90% aller Folien steht Text drauf – meist viel Text – und jetzt passieren 2 Dinge: 1.) Das Publikum fängt sofort zu lesen an und hat für nichts anderes mehr Aufmerksamkeit. Was der Redner vorne sagt ist völlig unwichtig. In manchen Fällen ist der Redner vorne komplett ausgeblendet. Schon alleine dieser Zustand ist für den Präsentierenden der SUPER-GAU, denn, warum steht er eigentlich vorne?

Diese Frage muss man sich ja spätestens jetzt stellen. Und wenn der Redner ehrlich zu sich selbst ist lautet die Antwort: Keine Ahnung. Denn in diesem Fall hat der Redner – zumindest für eine kleine Zeitspanne – keine Bedeutung mehr. Wenn Sie so darüber nachdenken wird klar, dass es diese Situationen zu vermeiden gilt. Tragischer Weise machen viele der Redner die Situation aber noch schlimmer. Ich hatte ja von 2 Dingen gesprochen die passieren, das eine war die Reaktion des Publikums, das andere die des Redners: 2.) Weil es ihm vielleicht unheimlich ist, wenn es so still im Raum ist oder vielleicht traut er auch seinem Publikum nicht, dass es in der Lage ist zu lesen, warum auch immer jeden Falls fühlt sich der Redner nun meist auch noch bewogen, das ganze vorzulesen. Das macht es natürlich nur umso schlimmer, denn die Zuhörer haben ja unterschiedliches Lesetempo, manche sind schon viel weiter als der Redner, manche sind noch nicht so weit, was jetzt passiert ist die völlige Verwirrung. Und ein großer Teil der Zuhörer schaltet jetzt einfach ab. Der zweite SUPER-GAU.

 

Die Lösung ist eigentlich ganz einfach und die meisten Redner kennen die Lösung, aber kaum jemand traut sich, das umzusetzen:

 

Verzichten Sie auf Text !!!

 

Und auch hier wieder eine Frage, die Sie sich bitte ehrlich beantworten: Für wen ist der Text auf Folien denn wichtig, für die Zuhörer oder für den Redner? In über 95% der Fälle, das ist meine Erfahrung aus meinen Präsentations-Trainings ist der Text für den Redner wichtig, sozusagen als Manuskript Ersatz. Der Zuhörer bräuchte den Text auf den Folien in der Regel nicht, ganz im Gegenteil. Die meisten Zuhörer würden liebend gerne darauf verzichten, wenn Sie diesen Part übernehmen würden und das was es zu sagen gilt, auf charmante, unterhaltsame, humorvolle Weise an den Zuhörer bringen und zwar mit angenehmer Stimme und passender Betonung, mit überzeugender Körpersprache, mit passender Mimik und mit unterstützender Gestik. Genau das kann nämlich Powerpoint nicht, Sie aber sehr wohl. Genau deswegen stehen Sie doch da vorne.

 

Also, wo immer möglich, lassen Sie alles an Text weg, was nicht unbedingt auf einer Folie stehen muss. Und verwenden Sie statt dessen Inhalte, die beim Zuhörer sofort ins Gehirn gehen und sofort Emotionen auslösen, denn darum geht es ja, wenn Sie Überzeugung schaffen wollen. Wie das geht? Zum Beispiel indem Sie starke Bilder verwenden. Mit dieser und  den  3 weiteren Regeln geht es unterhalb der Anmeldebox weiter.

 

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     4.) Starke Bilder

 

Wie Sie sicherlich wissen, arbeitet unser Gehirn bevorzugt in Bildern. Daher verwenden professionelle Redner entweder eine sog. Bildsprache, das heißt beim Zuhörer entstehen Bilder im Kopf – eine wunderbare Technik, oder man benutzt eine Präsentations Software wie Powerpoint, dann aber richtig.

 

Was man mit einer Präsentations Software richtig gut kann, ist Bilder zu präsentieren. Allerdings kommt es hier auf die Auswahl der richtigen Bilder an. Was sind die richtigen Bilder? Es müssen starke Bilder sein – das bedeutet, Bilder die Emotionen auslösen, Bilder die sofort etwas im Gehirn bewirken und natürlich zu dem jeweiligen Aspekt passen, der gerade behandelt wird. Also langweilige Bilder, bei denen nichts passiert bitte streichen. Ein sehr gutes Beispiel bietet hier der Ikea Katalog. Was für Bilder werden dort verwendet? Sie sehen äußerst selten reine Produktbilder. Warum ist das so? Weil die Abbildung eines Tisches bei den wenigsten die Synapsen im Hirn explodieren lässt. Deshalb sehen wir dort andere Bilder, nämlich die ganze Familie, fröhlich am Frühstückstisch versammelt und alle sind glücklich. Was sehen wir? Ein Lebensgefühl! Und was passiert bei uns? Das will ich auch haben. Bilder in einer Präsentation sind nur dann gut und sinnvoll, wenn sie möglichst starke Emotionen auslösen.

 

Und noch ein Punkt kommt hinzu, um die optimale Wirkung zu erzielen. Der richtige Zeitpunkt, wann das Bild eingeblendet wird. Das hat sehr mit der Regel Nummer 5 zu tun:

 

 

     5.) Die B-Taste verwenden

 

Kennen Sie die B-Taste? Ich meine, kennen Sie die Wirkung der B-Taste im Rahmen einer Präsentation?

 

Die B-Taste steht hier für Black und genau das passiert, wenn Sie drauf drücken – der Bildschirm wird schwarz. Haben Sie das schon einmal benutzt? Die meisten Redner, die Powerpoint benutzen, zeigen von Beginn bis zum Ende durchgehend immer eine Folie. Warum eigentlich? Weil es jeder so macht? Gibt es dafür ein Gesetz? Natürlich nicht. Dabei könnte man die B-Taste wirklich gut einsetzen um Spannung zu erzeugen im Sinne einer richtig guten Dramaturgie.

 

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie möchten Ihren besten Kunden ein neues Produkt vorstellen. Normalerweise würde jetzt eine Folie mit dem Bild des Produktes gezeigt werden und dann erzählt der Referent sämtliche, neue Produktdetails. Wie viel Spannung erzeugt man dadurch? Sie können sich die Frage selbst beantworten.

Und nun das andere Szenario. Kurz bevor Sie zu der Stelle mit dem neuen Produkt kommen, betätigen Sie die B-Taste, es ist keine Folie zu sehen und alle Augen richten sich auf Sie. Pause. An dieser Stelle beginnen Sie Spannung aufzubauen. Und dann kommt die Ankündigung: Liebe Kunden, was Sie jetzt gleich sehen werden, wird Sie in Staunen versetzen. Pause. Ich zeige Ihnen die Lösung Ihres größten Problems. Pause. Und vielleicht noch ein oder zwei passende Sätze. Sie werden merken, wie die Anspannung der Zuhörer steigt, sie rutschen unruhig auf dem Sitz herum. Warum? Jetzt können Sie das was Sie zeigen wollen kaum noch erwarten. Sie haben volle Spannung erzeugt. Und jetzt zeigen Sie – NEIN, nicht das Produkt. Erinnern Sie sich an Regel 4 – starke Bilder. Sie zeigen das Ergebnis, welchen Nutzen den Kunden erwartet, wenn er Ihr Produkt einsetzt. Und jetzt lassen Sie das Bild einige Sekunden wirken – dann wieder B-Taste. Jetzt gehen wieder alle Augen zu Ihnen, diesmal aber begierig zu hören, wie die Lösung aussieht. Und jetzt können Sie in aller Ruhe Ihre Neuheit erklären und Sie können mit der höchsten Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer rechnen.

 

Am Ende Ihrer Ausführungen – NEIN, Sie zeigen immer noch kein Bild Ihres Produktes, sondern jetzt erhöhen Sie nochmals die Wirkung, indem Sie das Produkt (sofern das physisch machbar ist) mitgebracht haben und nun herumreichen. Warum? Weil eine Sache, die man direkt vor sich sieht, die man anfassen und begutachten kann, deutlich mehr Wirkung hinterlässt. Damit zur Regel Nr. 6

 

 

     6.) Der Redner überzeugt, nicht die Präsentation

 

Wenn ich in meinen Seminaren manchmal die Frage stelle: Was überzeugt denn die Zuhörer: Der Redner mit seiner Persönlichkeit oder die Folien aus der Präsentation, dann lautet die Antwort zu fast 100% - der Redner. Das ist richtig. Merkwürdig nur, dass über 90% der Vortragenden das anders machen, wenn sie selbst eine Präsentation vorführen. Das kann man in der Regel schon gleich zu Beginn sehen: Wo steht in den meisten Seminaren und bei fast allen Präsentationen der Redner oder Präsentator: neben der Leinwand, irgendwo rechts oder links im Raum. Was steht im Mittelpunkt? Die Leinwand – die Folien. Welche Botschaft erhält der Zuhörer dadurch in Bezug auf die Wichtigkeit des Vortragenden? Dadurch wird die Wichtigkeit des Vortragenden eindeutig geschmälert. Hilft das oder schadet das beim Überzeugungsprozess? Es schadet eindeutig. Deshalb ist es von so hoher Bedeutung, dass der Redner oder Präsentator sich darüber im Klaren ist, dass nur er (oder sie), als Person beim Zuhörer die entscheidenden Prozesse und Emotionen auslösen kann, die zur Überzeugung führen.

 

Erinnern Sie sich an Regel 5 – B-Taste? An den wichtigen Stellen werden die Folien ausgeschaltet und Sie als Redner und Vortragender treten komplett in den Mittelpunkt. Warum? Das ist das sichtbare Zeichen für alle – Jetzt wird es wichtig!! Die entscheidende Botschaft überbringen Sie PERSÖNLICH und nicht per Text auf irgend einer Folie.

 

 

     7.) Der Zuhörer steht im Mittelpunkt

 

Eines der großen Geheimnisse erfolgreicher Reden ist die Redner-Publikum Beziehung. Geheimniss deshalb, weil selbst die besten Rhetoriker von Zeit zu Zeit nicht nur vergessen, dass sie zu einem spezifischen Publikum sprechen, sondern auch, dass es ihre Pflicht ist, sich auf dieses Publikum einzustellen. In einem Großteil aller Vorträge geht es darum, dass Publikum zum Handeln zu motivieren - sei es ganz geradeheraus zum Kauf eines Produktes oder einer Dienstleistung, sei es aber auch auf einem komplexeren Level um eine Verhaltensänderung oder einen Perspektivwechsel. Ein Zuhörer ist aber nur dann bereit, sich vom Vortragenden zum Handeln bewegen zu lassen, wenn er sich verstanden fühlt, wenn das Gesagte ihn im wahrsten Sinne des Wortes an-spricht.

Wann fühlt ein Zuschauer sich angesprochen?

Zum einen, wenn er etwas hört, was ihn interessiert, was eine Resonanz in seinem eigenen Erfahrungshorizont hinterlässt. Das können einzelne Trigger-Begriffe sein oder ganze Geschichten, Konzepte oder Visuals. Zum anderen, wenn das Gehörte eine Sehnsucht stillt oder ein Bedürfnis erfüllt. Erst, wenn der Zuhörer idealerweise auf der emotionalen und kognitiven Ebene "abgeholt" wird, ist er offen für Vorschläge, Ideen und Motivationen.

 

Hier hilft ein Perrspektivwechsel. Versetzen Sie sich doch einmal in die Lage eines Ihrer Zuhörer. Und stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Warum höre ich mir (respektive das Publikum) überhaupt den Vortrag an? Aus vorhandenem Interesse, als Pflichtprogramm oder um einer höher geordneten Instanz einen Gefallen zu tun? Wie groß ist das Publikum? Wie geht es dem Publikum eigentlich? Steckt sein Unternehmen in einer Krise oder geht es ihm gut? Zu welcher Tageszeit findet der Vortrag steht? Wird das Publikum eher müde oder eher wach sein?  Gibt es ein übergeordnetes Bedürfnis oder ein großes Problem, für das sich die Zuhörer eine Lösung wünschen oder erwarten? Welches Problem oder Bedürfnis ist das? Habe ich als Redner darauf eine Antwort?

Hat die Zuhörer das Gefühl, der Sprecher nimmt Rücksicht auf ihre spezifische Situation, ist bereits viel gewonnen. Machen Sie sich also die Mühe: Lernen Sie Ihr Publikum vorab so gut kennen, wie möglich. Es wird es merken. Und Sie dafür lieben.

 

In diesem Sinne, viel Erfolg beim Anwenden und Umsetzen der „Regeln“. Und schreiben Sie mir (info@vogeltraining.de ), was Sie dabei erlebt haben, ich bin sehr gespannt darauf.

 

Bis demnächst, Ihr Rüdiger Vogel

Präsentations-Trainer

www.praesentations-training.de